Transformação de processos de negócios na Procuradoria Regional do Trabalho 3ª Região: análise da implantação de um projeto piloto na Gerência Regional do Programa de Saúde e Assistência Social (Plan-Assiste)

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2018-08-29

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Resumo
A busca por eficiência na prestação do serviço público tem levado os gestores a dar maior atenção aos fatores de influência nos resultados entregues à sociedade. Dentro desse cenário, a gestão de processos surge como um tema de grande destaque, tendo em vista sua aplicabilidade ao cotidiano das organizações. Com base nesse tema, este trabalho tem como objetivo analisar, por meio da percepção dos servidores e consultores envolvidos, o projeto piloto de transformação de processos implantado na Gerência Regional do Programa de Saúde e Assistência Social (Plan-Assiste) da Procuradoria Regional do Trabalho 3ª Região, assim como o levantamento das dificuldades e fatores facilitadores encontrados e a análise dos resultados e impactos obtidos após sua implantação. Os dados da pesquisa foram levantados com a realização de entrevistas semiestruturadas dirigidas aos servidores do setor e ao consultor da empresa contratada para execução do projeto. Foi utilizada também a técnica de análise documental, utilizando-se o relatório final disponibilizado pela consultoria como fonte principal dos dados. Os resultados do estudo mostram fatores importantes que influenciam diretamente na implantação das melhorias propostas e consequentemente nos resultados esperados com a execução do projeto. Tais fatores são: importância da execução de todas as fases da metodologia de gerenciamento de processos, tempo adequado para a execução do projeto, engajamento e validação dos servidores agentes da mudança, sobrecarga de trabalho e continuidade das ações baseadas na gestão de processos. É possível afirmar que, apesar do projeto não ter atingido todos os objetivos a que se propôs, em virtude das dificuldades enfrentadas, como inexistência da etapa de controle e avaliação dos processos transformados, curto tempo de projeto e resistência dos servidores diante das melhorias propostas, as ações de gerenciamento de processos contribuíram para que houvesse o aperfeiçoamento de processos de trabalho intersetoriais, bem como a melhor divisão de tarefas entre setores e uma pequena redução do tempo para execução de algumas atividades.

Abstract
The pursue of efficiency in the provision of public service has led managers to pay more attention to factors influencing the results delivered to society. Within this scenario, the management of processes appears as a prominent theme, due to its applicability to the daily life of organizations. Based on this theme, the objective of this work is to analyze, through the perception of the employees and consultants involved, the pilot project of transformation of processes implemented in the Gerência Regional do Programa de Saúde e Assistência Social (Plan-Assiste), Procuradoria Regional do Trabalho 3ª Região, as well as the survey of the difficulties and facilitating factors found and the analysis of the results and impacts obtained after its implementation. The research data were collected through semi-structured interviews directed to the sector's employees and to the consultant of the contracted company that executed the project. The document analysis technique was also used, using the final report provided by the consulting firm as the main source of the data. The results of the study show important factors that directly influence the implementation of the proposed improvements and consequently the expected results with the execution of the project. These factors are: importance of the execution of all phases of the process management methodology, adequate time for the project execution, engagement and validation of the employees agents of change, work overload and continuity of actions based on process management. It is possible to affirm that, although the project did not reach all the objectives that it was proposed, because of the difficulties faced, such as the lack of control and evaluation stage of the transformed processes, short project time and resistance of the employees in face of the proposed improvements, the processes management actions contributed to the improvement of intersectoral work processes, as well as the better division of tasks between sectors and a small reduction of the time for carrying out some activities.

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