Desafios da implementação de processos de digitalização documental: a proposta do projeto MASP e casos análogos

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2016

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Resumo
A partir do século XXI, instituições públicas e privadas passaram a lidar com um volume de informação cada vez maior. Concomitantemente, novas tecnologias foram surgindo e o antigo modelo de gestão de documentos físicos, baseado em papel, demonstrou-se ineficiente. Com o advento de novas tecnologias que permitam a produção e o armazenamento de arquivos em meio digital, as informações podem ser facilmente consultadas no momento da tomada de decisões. O presente trabalho tem como tema a proposta de implementação de digitalização documental prevista pelo Projeto MASP na área de Recursos Humanos do Estado de Minas Gerais. Com isso, buscou-se analisar quais os desafios envolvidos durante o processo de implementação e seus possíveis efeitos na rotina da instituição tendo em vista a inserção de novos padrões de gestão documental. Assim, através da análise de casos análogos de instituições públicas nacionais e estrangeiras que já experimentaram a digitalização documental, foi possível identificar gargalos e pontos relevantes da proposta do Projeto MASP. Por meio da pesquisa foi possível perceber que as mudanças tecnológicas afetam as organizações públicas e estas devem estar atentas para se modernizarem e atenderem o cidadão de forma mais eficiente. No caso específico da implementação do sistema de digitalização documental do Projeto MASP, verificou-se que aspectos legais, burocráticos, orçamentários e que tangem a cultura da organização devem ser plenamente considerados.

Abstract
Since the twenty-first century, public and private institutions have to deal with an increasing volume of information. Concomitantly, new technologies have emerged and the old model of management physical documents management, mainly paper-based, proved to be inefficient. With the advent of new technologies to the production and storage of files in digital media, information can be easily found at the time of decision making. This essay has as its theme the propose implementation of document digitalization provided by MASP Project on Human Resources area of the State of Minas Gerais. Thus, it was sought to examine what challenges would involve the implementation process and its possible effects on the routine of the institution with the inclusion of new document management standards. Thus, through the analysis of similar cases of public institutions, domestic and foreign, who have also have done document digitalization processes, it was possible to identify relevant points and bottlenecks in the MASP Project proposal. Through research, it was revealed that technological changes affect public organizations and they must be alert to modernize and meet the citizens more efficiently. In the specific case of the implementation of the document digitalization system by the MASP Project, it found that legal, bureaucratic, budgetary aspects that concern the organization's culture should be fully considered.

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SOUZA, Augusto César Guimarães. Desafios da implementação de processos de digitalização documental: a proposta do projeto MASP e casos análogos. 55 f. Monografia (Graduação em Administração Pública) – Escola de Governo Professor Paulo Neves de Carvalho, Fundação João Pinheiro, Belo Horizonte, 2016

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