Sistema Eletrônico de Informações (SEI): uma análise de compatibilidade com os requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos especificados no e-ARQ Brasil
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2019
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Resumo
A facilidade com que as informações passaram a ser registradas e disseminadas após o advento das tecnologias de informação e comunicação, suscitou um movimento de explosão documental e o acúmulo desordenado de documentos que motivou as instituições a buscarem soluções que viabilizassem o gerenciamento eficiente de seus ativos informacionais. No âmbito do Governo de Minas Gerais, vislumbrou-se no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), software desenvolvido pelo Tribunal Regional da 4° Região (TRF4) e cedido sem custo para instituições públicas, uma alternativa a promover uma maior eficiência administrativa e romper com o paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais, valendo-se deste sistema de gestão de documentos, como se propõe a ser. No entanto, existe uma variedade de critérios que sistemas como estes devem cumprir, para almejarem o título de Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), critérios estes estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos por meio do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documento, o e-ARQ Brasil. É, portanto, objetivo deste trabalho, apresentar uma análise de compatibilidade do SEI com os requisitos obrigatórios de um SIGAD expressos no e-ARQ Brasil no âmbito do Poder Executivo de Minas Gerais. O desenvolvimento desta pesquisa centrou-se em uma abordagem qualitativa de caráter descritivo, por meio de uma pesquisa documental, entrevista a membros estratégicos envolvidos no processo de implantação do sistema no estado e observação participante da autora. O eixo teórico adotado perpassa pela teoria da Gestão de Documentos e as perspectivas teóricas sobre gestão de documentos eletrônicos e sistemas de gestão arquivística que dela decorrem. A análise realizada permitiu concluir que, na forma como o SEI se apresenta até a data de execução desta pesquisa, o sistema não abarca os requisitos necessários para ser caracterizado como um SIGAD, principalmente no que tange à falta de funcionalidades capazes de desempenhar etapas fundamentais da gestão de documentos. Apesar desta constatação, é inegável o avanço que o SEI representa à supressão da cultura do papel e à eficiência da máquina administrativa.
Abstract
The ease that information began to be registered and disseminated after the advent of information and communication technologies, lead to a record explosion and the disorderly accumulation of documents that motivated the institutions to seek solutions that would enable efficient management of their information. In the context of the Government of Minas Gerais, a software developed by the Tribunal Regional da 4° Região (TRF4) and provided with no cost to public institutions, called “Electronic Information System (SEI)”, was identified as an alternative to promote greater administrative efficiency and to break with the paradigm of paper as physical support for institutional documents, by using this document management system, as it is proposed to be. However, there are a variety of criteria that systems such as these must meet in order to achieve the title of “Computerized Document Management System” (SIGAD), discretion established by the Model of Requirements for Computerized Document Management System, (e-ARQ Brazil). It is therefore, the purpose of this p to present an analysis of the compatibility of the SEI with the mandatory requirements of a SIGAD expressed in e-ARQ Brazil within the Executive Branch of Minas Gerais. The development of this research centered on a descriptive qualitative approach, through documentary research associated with the legislations, by means of that guide the implementation of SEI in Minas Gerais, as well as the consultation of strategic members involved in the implementation process of the system in the state. The theoretical axis adopted runs through the theory of Records Management and the theoretical perspectives on Electronic Document Management and archival management systems that flow from it. The analysis made it possible to conclude that, as the SEI presents itself up to the date of this research, the system does not cover the requirements necessary to be characterized as a SIGAD, mainly regarding the lack of functionalities capable of performing fundamental stages of document management. Dispite of this observation, it is undeniable the contribution of SEI to eliminate the paper culture and improve the efficiency of the administrative machine.
Palavras-chave
Citação
FERREIRA, Larissa Menacho. Sistema Eletrônico de Informações (SEI): uma análise de compatibilidade com os requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos especificados no e-ARQ Brasil. 142 f. Monografia (Graduação em Administração Pública) – Escola de Governo Professor Paulo Neves de Carvalho, Fundação João Pinheiro, Belo Horizonte, 2019