Comunicação interna como estratégia organizacional: estudo de processos e desafios em uma instituição pública
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2023
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Resumo
A comunicação interna é apontada como ferramenta estratégica por alinhar o público interno como os propósitos e objetivos organizacionais, favorecendo a motivação, o engajamento e o alcance da missão e da visão institucional. Tornar a comunicação interna eficaz constitui-se um desafio atual das organizações. Este trabalho teve o propósito de reconhecer como ocorrem os processos da comunicação interna no setor público, por meio de um estudo de caso realizado em uma organização pública da administração indireta do Estado de Minas Gerais. Avaliou-se como ela é percebida pelos servidores, como afeta a organização, quais são as ferramentas e os fluxos comunicacionais utilizados, a preferência por ferramentas de acordo com o tipo de conteúdo, considerando-se as diferentes instâncias da hierarquia organizacional. Em levantamento efetuado com os servidores foi identificado que a maioria considera que as diretrizes institucionais chegam tardiamente ou que não chegam (80,4%%), afetando a segurança na execução das funções (75,5%) e a motivação (76%), sendo que a maioria também indicou que já teve problemas causados por deficiências na comunicação interna (80%). A percepção variou de acordo com a instância hierárquica do respondente. As ferramentas percebidas como as mais utilizadas foram o e-mail (92,7%); o WhatsApp (74,5%); o SEI (68,8%); a intranet (52,5%); o telefone (49,3%), o site da organização (32%); o repasse informal de informações (24%), documentos impressos (21%) e reuniões e seminários (19,7%). No entanto, foi verificado que a preferência por essas ferramentas também variou de acordo com a instância hierárquica e com o tipo de conteúdo a ser tramitado. Identificou-se, por exemplo, que o SEI foi a ferramenta preferida para receber diretrizes institucionais pelos servidores da hierarquia superior e intermediária, enquanto os servidores da hierarquia operacional manifestaram dificuldade para trabalhar com a ferramenta, preferindo receber a informação por e-mail, além de queixaram-se do volume de informação recebida pelos diferentes canais de comunicação. Foi possível identificar a ausência de planejamento específico para a comunicação organizacional e de plano de comunicação interna. O estudo identificou também a ausência de cultura de divulgação dos resultados institucionais e de feedback para o público interno, sendo o fluxo comunicacional predominante descendente, indicando a necessidade de considerar as demandas apresentadas de acordo com os níveis hierárquicos e de adequar o tipo de ferramenta ao conteúdo que se deseja disseminar. Foram sugeridas 7 linhas de ação para a melhoria da comunicação interna no setor público: analisar; documentar; ouvir; adequar; capacitar, inovar e gerenciar.
Abstract
Internal communication is identified as a strategic tool for aligning the internal public with the organizational purposes and objectives, favoring motivation, engagement and the achievement of the institutional mission and vision. Making internal communication effective is a current challenge for organizations. This work had the purpose of recognizing how internal communication processes occur in the public sector, through a case study carried out in a public organization of the indirect administration of the State of Minas Gerais. It was evaluated how it is perceived by the servers, how it affects the organization, what are the tools and communication flows used, the preference for tools according to the type of content, considering the different instances of the organizational hierarchy. In a survey carried out with civil servants, it was identified that most consider that institutional guidelines arrive late or do not arrive at all (80.4%), affecting overall safety in the performance of functions (75.5%) and motivation (76%), and the majority also indicated that they had already had problems caused by deficiencies in internal communication (80%). The perception varied according to the hierarchical instance of the respondent. The tools perceived to be mostly used were e-mail (92.7%); WhatsApp (74.5%); the SEI (68.8%); the intranet (52.5%); the telephone (49.3%), the organization's website (32%); the informal transfer of information (24%), printed documents (21%) and meetings and seminars (19.7%). However, it was verified that the preference for these tools also varied according to the hierarchical instance and the type of content to be processed. It was identified, for example, that the SEI was the preferred tool for receiving institutional guidelines by servers in the upper and intermediate hierarchy, while servers in the operational hierarchy expressed difficulty in working with the tool, preferring to receive information by email, in addition to de complained about the volume of information received through the different communication channels. It was possible to identify the absence of specific planning for organizational communication and internal communication plan. The study also identified the absence of a culture of dissemination of institutional results and feedback to the internal public, with the predominant downward communication flow, indicating the need to consider the demands presented according to the hierarchical levels and to adapt the type of tool to the content you want to disseminate. Seven lines of action were suggested for improving internal communication in the public sector: analyze; to document; to hear; suit; empower, innovate and manage.
Palavras-chave
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Keywords
Citação
LOPES, Beatriz Cordenonsi. Comunicação interna como estratégia organizacional: estudo de processos e desafios em uma instituição pública. 2023. 186 f. Monografia (Especialização em Administração Pública, Planejamento e Gestão Governamental) – Escola de Governo Professor Paulo Neves de Carvalho, Fundação João Pinheiro, 2023.
Notas
Monografia de conclusão de Curso (Especialização em Administração Pública, Planejamento e Gestão Governamental) – Fundação João Pinheiro, Escola de Governo Professor Paulo Neves de Carvalho, 2023.